Les services publics
C'est le code du patrimoine qui définit la règle en matière d'archives.
L'organisation des services publics d'archives remonte à la Révolution Française. Elle n'a guère évolué depuis, si ce n'est pour s'adapter aux nouvelles entités territoriales nées de la décentralisation de 1983. Il s'agit d'une galaxie de services à la fois très structurés, mais souvent hétéroclites.
Les services de l'État
Le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.)
L’ancienne Direction des Archives de France, créée en 1897 a été remplacée en 2012 par le Service interministériel des Archives de France, intégré à la Direction du Patrimoine et de l’architecture du Ministère de la culture. C’est l'organisme qui édite les circulaires mises en application dans les services d’archives, qui contrôle l'activité de tous les services au travers de ses inspecteurs et des directeurs départementaux des Archives, et joue un rôle au niveau scientifique avec son service technique. Il est basé à Paris, aux Archives nationales, 60 rue des Francs Bourgeois, 75141 Paris cedex 03.
Les Archives nationales
Depuis peu séparées administrativement de la Direction des Archives de France, les Archives nationales ont pour vocation de recueillir les documents émanant de la direction de l'État, des ministères, des administrations centrales de l'État, ainsi que les documents d'origine privée ayant un intérêt national.
Petite représentation chiffrée des services d'archives publiques :
L'ensemble des services sous contrôle conservent environ 2 485 000 m d'archives, dont :
- 327 000 m pour les Archives nationales;
- 1 800 000 m pour les Archives départementales;
- 358 000 m pour les communes.
Autres services de l'État
Centre historique des archives nationales à Paris, qui dispose d'un lieu de travail, le C.A.R.A.N. : Centre d'accueil et de recherche des archives nationales. Pour toutes les recherches sur les documents anciens.
Adresse : 60 rue des Francs Bourgeois, 75141 Paris cedex 03. Entrée du public : 11 rue des Quatre fils. (01-40-27-60-00)
Dépôt des archives contemporaines de Fontainebleau. Travaille à la collecte des archives contemporaines, notamment au travers des nombreuses Missions des Archives Nationales implantées directement dans chaque ministère et à l’Élisée.
Adresse : 2 rue des Archives, 77300 Fontainebleau. (Tél : 01-64-31-74-50)
Dépôt des Archives d'Outre-Mer à Aix-en-Provence, qui a recueilli les archives des colonies et dépendances. (À ne pas confondre avec les services de l'état-civil des Français de l'Étranger situés à Nantes, qui dépend du ministère de l'intérieur).
Adresse : 29 chemin du Moulin Detesta 13 090 Aix en Provence. (Tél: 04-42-26-43-21)
Dépôt des Microfilms à Espeyran dans le Gard, où est conservé l'ensemble des microfilms de sauvegarde. (Copie de secours des documents les plus précieux).
Adresse : Domaine d'Espeyran, 30800 St Gilles du Gard. (Tél : 04-66-87-30-09)
Centre des archives du monde du travail à Roubaix, qui a pour vocation de recueillir les archives des entreprises, des syndicats. (Ce ne sont pas des archives publiques pour la plupart, mais des dépôts ou donations : ex. les archives du P. L. M. sont à Roubaix).
Adresse : 78 bd du Général Leclerc, BP 405, 59057 Roubaix cedex 01. (Tél : 03-20-65-38-00)
Un nouveau centre est en construction à Saint Denis, pour recevoir les archives contemporaine.
Les Archives des Collectivités territoriales
Instituées sous la Révolution et remaniées en 1983, suivant les lois de décentralisation.
Chaque collectivité territoriale (Région, Département, Commune) est propriétaire et responsable de ses archives.
Il n'y a pas de hiérarchie entre les services, puisqu'un des principes de la décentralisation est la souveraineté des collectivités territoriales. Néanmoins, les directeurs des Archives Départementales ont une double casquette, puisqu'ils sont aussi Directeurs Départementaux, et à ce titre représentants de l'État. Ce sont eux qui exercent le contrôle sur les archives des communes et autres groupements de communes.
Les Archives départementales
Ont pour mission de conserver, d'une part les archives des administrations départementales de l'État : Préfecture, D.D.E. ... et d'autre part les archives des administrations dépendant du Conseil Général.
Les Archives départementales conservent en outre les archives des États rattachés à la France : Archives du Parlement de Bretagne à Rennes, Archives des Administrations de l'État de Savoie à Chambéry et Annecy. Comme tous les services d'archives, les Archives départementales sont habilitées à recevoir les documents provenant de dons ou de dépôts d'entreprises.
Les Archives des communes
Les communes sont propriétaires des archives émanant des services communaux et les maires, civilement et pénalement responsables de leur conservation. La situation des archives communales est très diverse suivant les traditions régionales. Le nombre de services constitués (dotés d'une structure et d'un responsable), est important en Bretagne, dans l'Est de la France, la Région Parisienne, moins important dans le Sud. (Très peu développé en Savoie).
Une loi de 1970 fait obligation aux communes de - de 2 000 habitants de déposer leurs archives centenaires aux Archives Départementales.
(NB : loi plus ou moins appliquée, en fonction de la disponibilité des services départementaux et de leur capacité d'accueil).
Autres services de collectivités territoriales
Les archives hospitalières
Domaine un peu particulier. La plupart sont gérées directement par les Centres Hospitaliers, avec des services de qualité inégale, soit inexistants, soit très développés comme pour les hospices civils de Lyon. Les archives des Thermes, dépendant de l'État, sont en partie déposées aux Archives Départementales.
Les archives du Ministère des Affaires Etrangères et de la Défense font exception et échappent au Ministère de la Culture. Elles sont réglementées par une loi spécifique et gérées par leur propre organisation.
- Pour la Défense, une dizaine de sites dont deux sont plus connus :
Le Service Historique de l'Armée de Terre, BP 10 00481 ARMEES au Fort de Vincennes.
Le S.I.R.P.A. pour le cinéma et la photothèque au Fort d'Ivry. 94205 IVRY sur Seine.
Pour les Affaires étrangères : 37 quai d'Orsay, 75007 Paris.
Les notaires : les notaires en tant qu'officiers ministériaux sont tenus de conserver leurs archives et les archives de leurs prédécesseurs, et de déposer aux Archives Départementales leurs documents centenaires. (A noter que les notaires d'Aix n'ont pas encore déposé leurs archives et disposent de documents du XVIIIème au XXème siècle).
Les bibliothèques : malgré une séparation nette des fonctions entre les bibliothèques et les services d'archives, il existe cependant un grand nombre de fonds d'archives déposé dans les bibliothèques anciennes. Il s'agit souvent de pièces éparses, soit d'origine privée (fonds des familles), soit rassemblées par thèmes par des érudits pour leurs recherches et versées à la bibliothèque.